Arbeidsrett: Hvordan avslutte arbeidsforholdet?

Dette er siste del av tre episoder om arbeidsrett. Serien er for deg som har, eller skal ha ansatte i selskapet og som vil vite om du gjør det etter "boka". Miniserien er delt opp tre deler:

1) Ansettelse og arbeidsavtale 

2) Din verktøykasse som arbeidsgiver om arbeidsforholdet møter utfordringer

3) Avslutning av arbeidsforhold (denne bloggposten)

Vi har forsøkt å lage en slags huskeliste for, eller påminnelse om, hva som er viktig for en arbeidsgiver å være oppmerksom på i et ansettelsesforhold, fra arbeidsforholdets begynnelse og til en ev. avslutning blir nødvendig.  

Er du på farten kan du lytte til samtalen om arbeidsrett i denne podkastepisoden.

Det er viktig å påpeke at dette ikke er en fullstendig oppskrift, men kun ment som en påminnelse om noen formkrav som må følges. Formkrav betyr hvilke betingelser som må være oppfylt for at en avtale skal være gyldig. I tillegg er det også andre forhold som det er fornuftig for en arbeidsgiver å være ekstra oppmerksom på.  

Hvordan avslutte arbeidsforhold?

Dersom det blir nødvendig å avslutte arbeidsforholdet, hvordan går arbeidsgiver da frem?

• Arbeidstaker kan naturligvis selv velge å si opp.
• Hvis arbeidsgiver avslutter arbeidsforholdet, kan det skje ved at arbeidstaker får oppsigelse eller avskjed.
• I noen tilfeller blir arbeidsforholdet også avsluttet ved at det inngås en sluttavtale. 

Hva er forskjellen på en oppsigelse og en avskjed av arbeidsforholdet?

• Forskjellen ligger i alvorlighetsgraden i forholdene. Avskjed benyttes for de alvorligste tilfellene.  
  
  
• Arbeidsmiljøloven krever at det foreligger vesentlig mislighold for at arbeidsgiver skal kunne benytte avskjed. Terskelen er høy. Det må foreligge grove pliktbrudd, som for eksempel grovt tyveri fra arbeidsgiver, underslag, ulovlig fravær og klare tilfeller av ordrenekt.
  
  
• En avskjed innebærer at arbeidsavtalen avsluttes med umiddelbar virkning, uten oppsigelsestid.
  
  
• En oppsigelse krever at det foreligger en saklig grunn, ikke vesentlig mislighold. Arbeidsmiljøloven gir liten veiledning på hva som skal til for at en oppsigelse er saklig.
  
  
• Sakslighetsvurderingen er en såkalt rettslig standard. Det innebærer at grensene er trukket opp gjennom praksis fra domstolene.
  
  
• Arbeidsgiver anbefales å søke juridisk bistand når man vurderer å gå til oppsigelse, da det alltid må foretas en konkret vurdering.

Må det foreligge en advarsel for at man skal kunne gå til oppsigelse?

• Svaret på spørsmålet er nei. Er forholdet svært alvorlig, trenger man ikke ha gitt en advarsel først.
  
  
• I andre tilfeller vil det være sentralt i saklighetsvurderingen om forholdet er tatt opp med arbeidstaker gjennom en advarsel, og at arbeidsgiver på denne måten er gitt en anledning til å forbedre seg.
  
  
• Ved oppsigelse avsluttes ikke arbeidsforholdet umiddelbart, men etter en avtalt oppsigelsestid. I oppsigelsestiden har arbeidstaker som den klare hovedregel rett til å arbeide og krav på lønn.

Hva er fremgangsmåten når arbeidsgiver skal si opp eller avskjedige en arbeidstaker?

• Ved oppsigelse og avskjed gjelder bestemte krav til prosess og bestemte formkrav. Det er veldig viktig at disse kravene følges. Dersom det ikke skjer i henhold til Arbeidsmiljøloven, vil oppsigelsen kunne kjennes ugyldig.
  
  
• Arbeidstakeren må innkalles til et drøftingsmøte. Det er viktig at arbeidsgiver ikke tar en endelig beslutning før drøftingsmøtet er gjennomført. Dette er noe som en i praksis ofte erfarer at arbeidstakers advokat henger seg opp i, at det ikke har vært gjennomført reelle drøftinger.
  
  
• Poenget med drøftingsmøte er at arbeidstaker skal få lov til å komme til orde med sitt syn på saken før arbeidsgiver bestemmer seg. Det kan jo være at arbeidstaker har poenger som arbeidsgiver ikke har sett.
  
  
• Arbeidstaker må gjøres oppmerksom på at han eller hun har rett til bistand i drøftingsmøtet, fra rådgiver eller annen tillitsvalgt.
  
  
• Det er viktig at det skrives et referat som arbeidstaker får kommentere. Ved uenighet om referatet legges arbeidstakers kommentarer ved som et tillegg.
  
  
• Selve oppsigelsen/avskjeden skal være skriftlig, og den skal leveres til arbeidstaker eller sendes rekommandert.
  
  
• I oppsigelsen/avskjeden skal det vises til spesifikke rettigheter arbeidstaker har som knytter seg til å kreve forhandlinger, å gå til oppsigelse og til å stå i stilling mens saken verserer.
  
  
• Når det gjelder oppsigelse på grunn av forhold på arbeidsgiversiden, ved for eksempel nedbemanning, skal det i oppsigelsen i tillegg vises til den fortrinnsrett en arbeidstaker har til nyansettelse i virksomheten innen ett år.

Hvordan nedbemanne?

Hvilke regler gjelder for nedbemanning?

• Informasjon og orientering til de ansatte er viktig. De ansatte må bli orientert og hørt, og det må gjennomføres reelle drøftinger som må dokumenteres skriftlig.
  
  
• En nedbemanning er en oppsigelse, med de krav det stiller til både prosess og saklighet. Det er viktig at en virksomhet som skal nedbemanne følger reglene i arbeidsmiljøloven sånn at prosessen gjennomføres riktig.
  
  
• Ansatte kan ikke sies opp uten «saklig grunn», og ved nedbemanninger kommer saklighetskravet inn. Det må foreligge en saklig og reell nedbemanningssituasjon i virksomheten.
  
  
• Utvelgelsen av, og begrunnelsen for, hver av de ansatte som sies opp må være saklig.
  
  
• Arbeidsgiver må vurdere om man har andre ledige stillinger som kan tilbys arbeidstaker. Det fremgår direkte av Arbeidsmiljøloven at en nedbemanning ikke vil være saklig dersom arbeidsgiver har annet passende arbeid å tilby.
  
  
• Arbeidsgiver må foreta en avveining mellom virksomhetens behov for nedbemanning og de ulempene oppsigelsen påfører den enkelt. Det må fremgå at disse vurderingene er gjort.

Hvor starter man en nedbemaningsprosess, og hva må en arbeidsgiver gjøre?

• Arbeidsgiver må starte en nedbemanningsprosess med å begrunne og dokumentere hvorfor nedbemanning eller rasjonalisering er nødvendig. Dokumentasjon, tall og vurderinger fra virksomheten må legges frem.
  
  
• Det er viktig at arbeidsgiver vurderer om situasjonen er av midlertidig og ev. kan avhjelpes ved permittering. Og om alternative tiltak kan gjennomføres.
  
  
• Domstolen er tilbakeholden med å overprøve arbeidsgivers vurdering av behovet for nedbemanning.
  
  
• Nedbemanning må ikke benyttes som kamuflasje for å kvitte seg med en brysom arbeidstaker. Det må foreligge en reell nedbemanningssituasjon.

Hvordan velger man ut hvem som må gå i en nedbemanningsprosess?

• I denne prosessen brukes det gjerne en metodikk der man definerer det man betegner som utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier.
  
  
• Utvelgelseskrets er som hovedregel hele virksomheten. Det betyr at hele virksomheten må ses under ett når det skal vurderes hvilke ansatte som skal sies opp.
  
  
• Utvelgelseskretsen kan imidlertid begrenses til deler av virksomheten dersom dette er saklig begrunnet.
  
  
• Kriteriene for utvelgelsen fastsettes av virksomheten selv.
  
  
• Hva som vil være saklig med hensyn til utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier, er utviklet gjennom rettspraksis.

Hvilke konkrete utvelgelseskriterier kan være aktuelle og saklige ved nedbemanning?

• Når arbeidsgiver tar stilling til hvilke kriterier som er sentrale, og hvordan de skal vektes, tas det utgangspunkt i virksomhetens behov: Hvilke funksjoner/stillinger kan virksomheten klare seg uten, og hvilke er det behov for i den videre drift? Det bør utarbeides et forslag til «før og etter - kart» over virksomheten.
  
  
• Objektive kriterier er for eksempel ansiennitet, formell kompetanse, alder, sosiale hensyn.
• Subjektive kriterier er for eksempel anvendelighet, egnethet (i betydningen samarbeidsevne og lojalitet). Realkompetanse er også et viktig kriterium.
  
  
• Det er viktig at virksomheten tar stilling til vektingen av kriteriene som oppstilles.
  
  
• Det må nevnes at arbeidsgiver etter Arbeidsmiljøloven ikke har plikt til å vektlegge ansiennitet ved utvelgelse, men tariffavtaler har ofte bestemmelser om dette med ansiennitet som man må være klar over.
  
  
• Vær generelt oppmerksom på hva som er skrevet om utvelgelseskriterier i tariffavtaler.

Hvordan permittere?

Når kan en arbeidsgiver bruke reglene om permittering?

• Permittering krever saklig grunn. Årsaken må knytte seg til forhold ved bedriften, ikke til den ansatte. Et eksempel kan være nødvendige kostnadsreduksjoner en periode på grunn av ordremangel.
  
  
• Permittering er en midlertidig ordning.
  
  
• Ved permittering blir arbeidstaker midlertidig pålagt arbeidsfritak, og arbeidsgiver blir midlertidig fritatt sin lønnsplikt.
  
  
• Arbeidsforholdet består imidlertid fortsatt.
  
  
• Hvis det er klart, eller overveiende sannsynlig, at permitteringen vil bli permanent, skal oppsigelse benyttes.
  
  
• Det er ikke bestemmelser om permittering i Arbeidsmiljøloven. Reglene er basert på sedvane, som igjen er utviklet på bakgrunn av tariffavtaler. Det er noen bestemmelser i «Lov om lønnsplikt under permittering.»  

Hva er fremgangsmåten ved permittering?

• Det må foretas en saklig utvelgelse av den eller de som skal permitteres. Sjekk ev. tariffavtale på området.
  
  
• Permittering skal drøftes med tillitsvalgte i bedriften.

Den ansatte må varsles, og varslingsfristen er 14 dager. Ved uforutsette hendelser kan varslingsfristen unntaksvis være kortere.